Procedura zgłoszeniowa prowadzona jest w formie pisemnej. Zgłoszenia można dokonywać do Urzędu Patentowego RP także elektronicznie przy pomocy specjalnego oprogramowania
i podpisu elektronicznego. Zgłoszenie w zależności od dziedziny techniki oraz specyfiki wynalazku może obejmować od kilku do kilkuset stron.
W celu uzyskania patentu zgłoszenie wynalazku powinno obejmować:
- podanie zawierające między innymi oznaczenie zgłaszającego, określenie przedmiotu zgłoszenia oraz wniosek o udzielenie patentu lub patentu dodatkowego,
- opis wynalazku ujawniający jego istotę,
- zastrzeżenie lub zastrzeżenia patentowe,
- skrót opisu,
- rysunki, jeżeli są one niezbędne do zrozumienia wynalazku.
Opis wynalazku powinien przedstawiać wynalazek na tyle jasno i wyczerpująco, aby znawca mógł ten wynalazek urzeczywistnić. Szczegóły zgłaszanego rozwiązania muszą być wskazane w opisie wynalazku, w co najmniej jednym przykładzie realizacji bądź zastosowania.
Zastrzeżenia patentowe określają zakres przedmiotowy patentu. Do ich wykładni służą rysunki i opis wynalazku. Zastrzeżenia powinny zwięźle określać zastrzegany wynalazek oraz w sposób jednoznaczny definiować zakres żądanej ochrony patentowej. Zastrzeżenia muszą w całości być poparte opisem wynalazku. Zastrzeżenia patentowe nie mogą zawierać rysunków, ale mogą zawierać wzory matematyczne lub chemiczne.
Jest zwięzłą i jasną informacją określającą przedmiot zgłoszenia i charakterystyczne cechy techniczne danego wynalazku oraz wskazującą jego przeznaczenie. Skrót opisu jest zamieszczany w ogłoszeniu o zgłoszeniu publikowanym w Biuletynie Urzędu Patentowego.
Rysunki są zamieszczane w dokumentacji zgłoszeniowej, jeżeli są niezbędne do zrozumienia wynalazku w stopniu umożliwiającym realizację zamierzonego celu według wynalazku. Rysunek powinien przedstawiać wynalazek w przykładzie jego wykonania w ujęciu schematycznym, bez zbędnych szczegółów. W wynalazkach dotyczących sposobu bądź procesu rysunki nie są wymagane.