I etap
Na wniosek twórcy lub osób, którym przysługuje prawo do uzyskania prawa ochronnego Urząd Patentowy wszczyna postępowanie o udzielenie prawa ochronnego. Przygotowane zgłoszenie wzoru użytkowego obejmuje tylko jedno rozwiązanie, ale w ramach tego samego zgłoszenia mogą być przedstawione różne postacie danego rozwiązania.
II etap – Przyjęcie zgłoszenia przez Urząd Patentowy RP
Po otrzymaniu zgłoszenia wzoru użytkowego UP nadaje mu kolejny numer, stwierdza datę wpływu oraz zawiadamia o tym zgłaszającego.
III etap – Badanie formalno-prawne
Polega na sprawdzeniu czy dokumentacja zgłoszeniowa zawiera wszystkie części niezbędne do uznania zgłoszenia za dokonane oraz czy została uiszczona opłata za zgłoszenie.
IV etap – Badanie wstępne (poszukiwania w stanie techniki)
Dla każdego zgłoszenia wzoru użytkowego podlegającego ogłoszeniu Urząd Patentowy RP sporządza sprawozdanie o stanie techniki, obejmujące wykaz publikacji, które będą brane pod uwagę przy ocenie zdolności ochronnej rozwiązania.
V etap – Publikacja
Po upływie 18 miesięcy od daty pierwszeństwa do uzyskania prawa ochronnego Urząd Patentowy dokonuje ogłoszenia o zgłoszeniu wzoru użytkowego w Biuletynie Urzędu Patentowego. Istnieje możliwość złożenie wniosku o wcześniejszą publikację co wpływa na przyspieszenie badania merytorycznego.
Od daty ogłoszenia osoby trzecie mogą zapoznać się z opisem, rysunkami, zastrzeżeniami i do czasu wydania decyzji o udzieleniu prawa ochronnego mogą przedstawiać uwagi co do istnienia okoliczności uniemożliwiających udzielenie prawa ochronnego.
VI etap – Badanie merytoryczne
W trakcie badania ekspert z Urzędu Patentowego RP sprawdza czy wzór użytkowy posiada zdolność ochronną. Po przeprowadzeniu pełnego badania Urząd Patentowy podejmuje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego lub o odmowie jego udzielenia.
VII etap – Udzielenie prawa ochronnego
Po pozytywnym zakończeniu etapu badania merytorycznego Urząd Patentowy wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego, która ma charakter warunkowy, a traci go dopiero po uiszczeniu opłaty za pierwszy okres ochrony. W razie nieuiszczenia opłaty w wyznaczonym terminie, Urząd Patentowy stwierdza wygaśnięcie decyzji o udzieleniu prawa ochronnego. Informacje o udzieleniu prawa ochronnego zamieszcza się w wiadomościach Urzędu Patentowego i prawo to wpisuje się do rejestru wzorów użytkowych.