Procedura zgłoszeniowa prowadzona jest w formie pisemnej, zgłoszenia można dokonywać do Urzędu Patentowego RP także elektronicznie przy pomocy specjalnego oprogramowania i podpisu elektronicznego.

W celu uzyskania prawa ochronnego zgłoszenie wzoru użytkowego powinno obejmować:

  1. podanie zawierające między innymi oznaczenie zgłaszającego, określenie przedmiotu zgłoszenia oraz wniosek o udzielenie prawa ochronnego,
  2. opis wzoru ujawniający jego istotę,
  3. zastrzeżenie lub zastrzeżenia ochronne,
  4. skrót opisu,
  5. rysunki.

Opis wzoru użytkowego

Opis wzoru użytkowego powinien przedstawiać rozwiązanie na tyle jasno i wyczerpująco, aby znawca mógł ten wzór urzeczywistnić. Szczegóły zgłaszanego rozwiązania muszą być wskazane w opisie wzoru.

Zastrzeżenia

Zastrzeżenia ochronne określają zakres przedmiotowy prawa ochronnego. Zastrzeżenia powinny zwięźle określać zastrzegany wzór oraz w sposób jednoznaczny definiować zakres żądanej ochrony. Zastrzeżenia muszą w całości być poparte opisem wzoru użytkowego.

Skrót

Jest zwięzłą i jasną informacją określającą przedmiot zgłoszenia i charakterystyczne cechy techniczne danego wzoru oraz wskazującą jego przeznaczenie. Skrót opisu jest zamieszczany w ogłoszeniu o zgłoszeniu publikowanym w Biuletynie Urzędu Patentowego.

Rysunki

Rysunki są zawsze zamieszczane w dokumentacji zgłoszeniowej, są one niezbędne do zrozumienia wzoru użytkowego. Rysunek powinien w pełni ilustrować przedmiot wzoru, a zastrzegane cechy konstrukcyjne powinny być wyraźnie przedstawione.