Procedura zgłoszeniowa prowadzona jest w formie pisemnej, zgłoszenia można dokonywać do Urzędu Patentowego RP także elektronicznie przy pomocy specjalnego oprogramowania i podpisu elektronicznego.
W celu uzyskania prawa ochronnego zgłoszenie wzoru użytkowego powinno obejmować:
- podanie zawierające między innymi oznaczenie zgłaszającego, określenie przedmiotu zgłoszenia oraz wniosek o udzielenie prawa ochronnego,
- opis wzoru ujawniający jego istotę,
- zastrzeżenie lub zastrzeżenia ochronne,
- skrót opisu,
- rysunki.
Opis wzoru użytkowego
Opis wzoru użytkowego powinien przedstawiać rozwiązanie na tyle jasno i wyczerpująco, aby znawca mógł ten wzór urzeczywistnić. Szczegóły zgłaszanego rozwiązania muszą być wskazane w opisie wzoru.
Zastrzeżenia
Zastrzeżenia ochronne określają zakres przedmiotowy prawa ochronnego. Zastrzeżenia powinny zwięźle określać zastrzegany wzór oraz w sposób jednoznaczny definiować zakres żądanej ochrony. Zastrzeżenia muszą w całości być poparte opisem wzoru użytkowego.
Skrót
Jest zwięzłą i jasną informacją określającą przedmiot zgłoszenia i charakterystyczne cechy techniczne danego wzoru oraz wskazującą jego przeznaczenie. Skrót opisu jest zamieszczany w ogłoszeniu o zgłoszeniu publikowanym w Biuletynie Urzędu Patentowego.
Rysunki
Rysunki są zawsze zamieszczane w dokumentacji zgłoszeniowej, są one niezbędne do zrozumienia wzoru użytkowego. Rysunek powinien w pełni ilustrować przedmiot wzoru, a zastrzegane cechy konstrukcyjne powinny być wyraźnie przedstawione.